In juni 2025 organiseren we voor de tweede keer Podium Oosterwold. Het idee is om nog meer van Oosterwold te laten zien, vanuit weer een ander perspectief, maar met dezelfde doelstellingen. We grijpen deze keer meer samenwerkingen aan, beginnen eerder met de voorbereidingen en stellen een grotere organiserend team samen dat de kern vormt voor het opzetten van dit festival.
We hebben dit jaar op meerdere vlakken voorsprong t.o.v. POW 2024. Stichting Podium Oosterwold bestaat al, we zijn heel wat kennis en ervaringen rijker en we hebben inmiddels een groot netwerk om dit festival op touw te kunnen zetten.

Allereerst willen we een organiserend team samenstellen met de nodige expertise. We zijn op zoek naar de volgende rollen. Voorwaarde is dat je in Oosterwold woont😊

Bestuur Stichting Podium Oosterwold

Het bestuur is er uiteindelijk verantwoordelijk voor, dat het doel van de stichting bereikt wordt. Om alle aspecten van de stichting goed te monitoren, bestaat het bestuur doorgaans uit verschillende personen met elk hun eigen taak. 

Voorzitter: Als voorzitter plan je de vergaderingen en neem je hoog-over leiding tijdens de vergaderingen van POW. Je vormt een klankbord voor het productieteam en bent samen met de productieleider verantwoordelijk voor een goede totaalorganisatie van dit festival. Je coördineert de verschillende bestuurstaken en je zorgt ervoor dat er voldoende rekening gehouden wordt met de thema’s Veiligheid, Mobiliteit, Gezondheid en Financiën.

Secretaris: Als secretaris notuleer je tijdens de vergadering om vast te leggen wat er besproken en besloten is. Je zorgt voor een plek (google drive bijv.) waar alle digitale informatie gestructureerd wordt geplaatst en bijgehouden. Hier zal het productieteam ook gebruik van maken. Je archiveert de ingekomen stukken en schrijft persberichten voor de stichting. Samen met de communicatie expert verzorg je allerlei communicatie uitingen (bijv. persberichten).

Penningmeester: Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor de financiële zaken van de stichting. Je beheert het geld, verricht betalingen, houdt de financiële gezondheid in de gaten en stelt samen met de productieleider de begroting op. Deze rol kun je combineren met de rol van subsidie aanvrager, indien mogelijk met z’n tweeën.

Subsidie & Vergunning aanvragen

Subsidie aanvrager(s): Financiële bijdragen aanvragen van private fondsen, individuele sponsors en publieke subsidies. Zonder financiën kunnen we dit festival niet organiseren, je hebt dus een super belangrijke rol. We hebben formats en voorbeelden waar je al een eind mee kan komen. Je staat er niet alleen voor, maar kan sparren met top-cultuurcoach Anna-Maria. Proef de sfeer tijdens de vergaderingen en je weet waar je het voor doet. Input ontvang je van de productieleider en locatie/route-managers en je doel is een mooi bedrag te verzamelen dat voldoende is om de doelstellingen te realiseren.

Vergunning-aanvrager: Zorgen dat wat we willen of mag van de gemeente. Het verzamelen van informatie van de juiste personen ter input van de aanvraag en dit op tijd doen. Niet ingewikkeld, een afgebakende taak, redelijk zelfstandig uit te voeren en mega belangrijk. De vergunning is een voorwaarde om alles door te laten gaan.

Communicatie en marketing

Communicatie en marketing expert: Deze rol gaat over het communiceren via de juiste kanalen. Vorig jaar is veel gepionierd en “geëvangeliseerd” en dit jaar moeten we doorpakken daarop. De socials onderhouden, onze website, andere websites, de kranten, postertjes ontwerpen/ laten drukken/ verspreiden, dat soort dingen. Lekker actief, gericht reclame maken. Zeker een rol voor meerdere mensen!

Merchandise expert: Dit jaar hebben we voor het eerst ruimte voor iemand die de merchandising doet. Kom zelf met ideeën voor een leuk aandenken aan Podium Oosterwold 2025, werk ze uit, coördineer en faciliteer, hoe dan ook… jij regelt het want jij bent de merchandise expert!

Health & Safety

Health & Safety coördinator: Zorgt voor de veiligheid (health & safety) gedurende de dag. Je schrijft vooraf een veiligheidsplan, verzamelt de juiste veiligheidsexpertise: locatie veiligheidsmedewerkers, evenementen verkeersregelaars, EHBO’ers, BHV’ers. Is (tijdens het evenement) zich bewust van de risico’s en doet er alles aan deze risico’s te minimaliseren. Een relatief zelfstandige rol, met een mooie verantwoordelijkheid.

Productie

Productieleider: Als productieleider geef je leiding aan een productieteam bij het opzetten van een festival. Je zorgt dat het productieteam compleet is en de juiste rollen vertegenwoordigd zijn. Je zit de vergaderingen inhoudelijk voor en bent ook verantwoordelijk voor het budget van het festival. Samen met de locatie- en routemanagers, ben jij verantwoordelijk voor het idee, de opzet, planning, uitvoering en afronding van het festival. De productieleider vertaalt de droom van de makers en creëert de optimale omstandigheden waarin dit festival gemaakt kan worden.

Locatie- of routemanagers: Ook POW 2025 kent verschillende locaties. De locatie- en routemanager is de persoon die verantwoordelijk is voor de (rand)programmering en de aankleding van de locatie of route. De rol die het meest schakelt met de productieleider. Meestal is het hoofdprogramma al wel duidelijk, maar daaromheen moet de locatie of de route karakter krijgen en gaan leven! Locatie- en routemanagers vergaderen 1 x per 3 weken (max 2,5 uur). Dit zijn bruisende vergaderingen met veel positieve energie waar ideeën ontstaan maar ook spijkers met koppen worden geslagen. Grote en kleine taken vliegen over de tafel en de één pakt dit op en de ander dat. Een rol voor iemand met ideeën dus, maar ook met een ‘doen-instelling’. We zoeken hiervoor meerdere personen.

Stagemanager: Oftewel de lullepot die alles op en rondom de podium stage regelt op de dag zelf. Volledig op de hoogte van het draaiboek en de specifieke wensen van de artiesten. Je zorgt ervoor dat de bezoekers ongestoord kunnen genieten van het optreden / de voorstelling en het stage programma soepeltjes verloopt.

Podium Materialen (podiums, licht en geluid) : Iemand die kan regelen. “Wat heb je nodig? -Regel ik” No nonsens. Je maakt een opzet van de podiums, welk geluid nodig is en de evt. verlichting. Je bent een ondersteuner die oog heeft voor dit soort dingen, het heerlijk vind om kabels mooi neer te leggen en ervan kan genieten als de boel zó netjes staat dat de artiesten zorgeloos kunnen optreden. Je hebt contact met de verhuurbedrijven/ leveranciers en maakt een draaiboekje voor ze (zie die van 2024).

Crew Support

Crew Catering: Bij POW 2024 waren er 130 deelnemers en 50 vrijwilligers die gedurende de gehele dag eten en drinken konden (ja echt!). Dit werd verzorgd door een team van minstens 10 man. Een leuk subteampje rondom het thema eten en drinken, waar de passie van horeca/eten/drinken met elkaar wordt gedeeld en waar backstage even opgeladen kon worden (dat gebeurde bij de retrobus-weten jullie het nog?). Meerdere mensen mogen zich dus aanmelden. 

Multimedia

Fotograaf / Graphics : Podium Oosterwold 2024 is zó ontzettend mooi vastgelegd door fotograaf Rachel Schraven. Haar foto’s zijn heel gaaf en zorgen ervoor dat je dit festival gewoon weer een beetje opnieuw beleefd. Dat is precies wat we dit jaar weer willen! We nodigen Rachel daarom uit om weer mee te doen, en meer aanmeldingen zijn zeker welkom. Ook visual artists zijn van harte welkom. Maren Bruin heeft de afgelopen keer de juiste sfeer weten te vertalen naar haar visual designs, ze heeft enorm leuke filmpjes gemaakt en het festival letterlijk in kaart gebracht. Ook haar nodigen we dit jaar weer uit, maar meld je als je hier een toevoeging op kunt zijn!

Meld je aan voor een rol vóór 12 oktober 2024. Je hoort vóór 14 oktober van ons en 17 oktober is de kick-off meeting – waar we met z’n allen de organisatie van Podium Oosterwold 2025 aftrappen!